Mondi Belcoat verbetert de interne communicatie met Speakap

 In Speakap, Workforce Excellence

Mondi Belcoat maakt voor de interne bedrijfscommunicatie tegenwoordig gebruik van een eigen online sociaal netwerk. Speakap verbetert de kwaliteit, toegankelijkheid en snelheid van de communicatie enorm.

Over Mondi Belcoat

Mondi Belcoat is een gespecialiseerde leverancier van hoogwaardige, meerlagige coatings voor onder andere de automotive, bouw, grafische en medische industrie. De coatings worden gebruikt als bescherming tegen vet, vloeistoffen, gasdiffusie, licht en chemicaliën.

Met een eigen R&D afdeling ontwikkelt het bedrijf maatwerk producten voor haar wereldwijde klanten. Van de bijna 100 medewerkers is zo’n 60 procent direct actief in de productie.

De interne communicatie

Directeur Jean-Jacques Delmée streeft binnen Mondi Belcoat naar korte en directe communicatielijnen en een cultuur waarin snel en open wordt gecommuniceerd. Bestaande communicatiemiddelen als email bleken daarvoor minder geschikt. Bovendien hebben de medewerkers in de productieteams tijdens het werk geen toegang tot computers en internet. Met hen verliep de communicatie omslachtig via de teamleiders en mededelingen op borden. Relevante informatie bereikte de medewerkers met vertraging en omgekeerd was het voor hen lastig om feedback te geven.

De nieuwe aanpak: een intern sociaal netwerk met Speakap

Mondi Belcoat zocht dan ook naar een andere communicatiemethode. Die vond men in Speakap, een sociaal communicatienetwerk voor gebruik binnen bedrijven. Speakap werkt met eenzelfde look & feel als de bekende social media toepassingen, zoals Whatsapp en Facebook maar is alleen toegankelijk voor de eigen medewerkers. Naast functies voor het posten van nieuws en updates, kan er direct onderling en in groepen worden gecommuniceerd. Ook kunnen via Speakap documenten worden gedeeld.

De ervaringen met Speakap

Binnen Mondi Belcoat is Speakap enthousiast ontvangen. Het aantal medewerkers dat de applicatie gebruikt, lag binnen enkele maanden boven de 90%. Speakap zorgt niet alleen voor een snellere en effectieve verspreiding van nieuws en andere updates. Ook de onderlinge communicatie is laagdrempeliger geworden en er komt meer feedback bij het management terecht.

Opvallend is dat binnen het bedrijf een natuurlijke mix is ontstaan van zakelijke communicatie en persoonlijke zaken als verjaardagen, geboortes of ziekte. De interesse in de sociale berichten stimuleert vervolgens weer het zakelijk gebruik van Speakap.

Het beheer van Speakap is eenvoudig. Het toegang geven aan medewerkers en het beheer van hun mogelijkheden en rechten binnen het systeem gaat via een gebruiksvriendelijke managementtool. Via deze tool worden ook de verschillende communicatiegroepen ingericht en beheerd. Desgewenst kan ook de organisatiestructuur worden geconfigureerd zodat er gericht per afdeling of functiegroep kan worden gecommuniceerd.

Een uitkomst voor de productieteams

Voor de productiemedewerkers blijkt Speakap een uitkomst. Zij kunnen de app tijdens pauzes checken op bijvoorbeeld hun smartphone en maken daar intensief gebruik van. Het heeft de communicatie met de productieteams duidelijk versneld en verbeterd. Zo worden regelmatig nieuwe (veiligheids)instructies verspreid voor het gebruik van de productiesystemen. Die worden op de publicatieborden gehangen en tijdens het werkoverleg toegelicht door de groepsleiders. Tegenwoordig ontvangen de medewerkers hierover ook een korte update via Speakap met een directe link naar de volledige instructies. Die berichten worden aanmerkelijk sneller gelezen en beter opgevolgd.

“Speakap heeft een enorme impuls opgeleverd voor de interne bedrijfscommunicatie binnen Mondi Belcoat. Informatie vanuit het bedrijf bereikt onze medewerkers sneller en beter. Omgekeerd ontvang ik meer feedback uit de teams en stimuleert Speakap de onderlinge communicatie enorm. Bovendien is de kosten-baten verhouding van de oplossing zeer aantrekkelijk. Ik raad het collega ondernemers van harte aan.” (Directeur Delmée van Mondi Belcoat).

 

Recommended Posts

Start typing and press Enter to search